Syndicussoftware mag vandaag niet meer bestaan uit losse schermen die elk een klein stukje administratie oplossen. Een kantoor beheert gebouwen, eigenaars, leveranciers, technische meldingen, verzekeringsdossiers, boekhoudkundige stukken, vergaderingen en honderden e-mails per week. Als die context verspreid zit, blijft het team alsnog zoeken, kopieren, controleren en opnieuw uitleggen.
Synea vertrekt daarom vanuit de volledige operationele flow. Niet alleen een factuur scannen. Niet alleen een ticket aanmaken. Niet alleen documenten bewaren. Het platform brengt de dagelijkse werking samen en laat AI het voorbereidende werk doen, terwijl het kantoor controle houdt over validatie, uitzonderingen en beslissingen.
Belgisch, Europees en onafhankelijk
Synea is een Belgisch platform voor Belgische VME-beheerders. We bouwen onafhankelijk van syndicusgroepen, immo-groepen of bestaande beheerpakketten. Dat is belangrijk: de roadmap wordt niet gestuurd door het belang van een enkele organisatie, maar door wat syndici in de praktijk nodig hebben.
Ook data hoort daarbij. VME-data bevat persoonsgegevens, financiële informatie, technische dossiers, verzekeringsinformatie en communicatie tussen eigenaars. Daarom is Europese hosting, GDPR-bewust ontwerp en duidelijke controle over verwerking geen detail. Het is een voorwaarde voor modern VME-beheer.
AI in de kern, niet als extra laag
Synea gebruikt AI niet als versiering bovenop klassieke software. AI zit in de kern van de verwerking. Mails kunnen worden gelezen, samengevat en aan de juiste VME, eigenaar, ticket of dossier gekoppeld worden. Facturen worden uitgelezen, met leverancier en gebouw verbonden en voorbereid voor boeking. Documenten zoals EPC's, attesten, polissen, premies, basisakten en reglementen kunnen automatisch worden herkend en gestructureerd.
Het verschil zit in context. Een klassieke OCR ziet tekst. Synea begrijpt waar die tekst in de VME-werking thuishoort. Daardoor kan een document een dossier aanvullen, een factuur een boekingsvoorstel krijgen en een e-mail een ticket worden met urgentie, type, verantwoordelijke en vervolgstap.
Automatische workflows, met of zonder AI
Elk syndickantoor werkt anders. Daarom moet automatisering niet vastzitten in een standaardproces. In Synea kunnen workflows worden opgebouwd op basis van de werking van het kantoor. Een workflow bestaat uit triggers, checks en acties. Een trigger kan een nieuwe mail zijn, een factuur, een document, een ticket, een statuswijziging of een vraag van een eigenaar. Een check controleert bijvoorbeeld de VME, leverancier, eigenaar, documentsoort, bedrag, dossierstatus of ontbrekende informatie. Een actie maakt een ticket aan, start een dossier, koppelt een document, wijst een taak toe of bereidt communicatie voor.
Daarbovenop kan een AI-agent worden geplaatst. Die kan samenvatten, controleren, een voorstel doen of een vervolgstap voorbereiden. Maar het kan ook zonder AI. Sommige processen zijn gewoon regels: als een factuur van de liftfirma binnenkomt voor een gekende VME, koppel ze aan de juiste leverancier, zet ze klaar voor boeking en markeer ze voor validatie door de verantwoordelijke beheerder.
Facturen en boekingen worden contextueel voorbereid
Bij facturen gaat het niet alleen om bedrag en datum. Een syndicus wil weten voor welke VME de factuur is, welke leverancier betrokken is, welk dossier of ticket erbij hoort, welke MAR-rekening logisch is, welke verdeelsleutel gebruikt wordt en of er al CODA-betalingen of open posten bestaan. Synea brengt die context samen.
De SmartHub leest facturen en bijlagen uit. De boekhoudmodule werkt met Belgische boekhoudlogica, CODA-verwerking, afrekeningen, fondsoproepen en open saldi. Wanneer een gebruiker een AI-voorstel corrigeert, kan het platform daaruit leren voor toekomstige voorstellen. Zo wordt automatisering niet alleen sneller, maar ook specifieker voor het kantoor.
Offertes vergelijken en dossiers opvolgen
Technische dossiers en verzekeringsdossiers vragen vaak meerdere leveranciers, foto's, plaatsbezoeken, offertes, goedkeuringen en communicatie met eigenaars. Synea kan offertes naast elkaar zetten, relevante verschillen samenvatten en de informatie bij het juiste dossier bewaren. Een dossier blijft daardoor niet hangen in losse mails of downloads, maar krijgt een duidelijke voortgang.
Voorbeeld: bij een daklek maakt een mail automatisch een ticket aan. Als het probleem groter blijkt, wordt het ticket een dossier. Foto's en attesten worden gekoppeld, leveranciers worden geselecteerd, offertes worden vergeleken en de communicatie blijft zichtbaar voor het team. De eigenaar krijgt informatie via het portaal zonder dat het kantoor telkens opnieuw dezelfde status moet mailen.
Vergaderingen worden een natuurlijke uitbreiding
Synea bevat agenda's, uitnodigingen, volmachten, stemmingen, aanwezigheden, notulen en documenten rond vergaderingen. We werken ook aan online vergaderen met video, transcriptie en AI-correcties. Het doel is eenvoudig: wat tijdens de vergadering gezegd en beslist wordt, moet sneller en correcter in de notulen terechtkomen.
Denk aan een algemene vergadering waar meerdere agendapunten besproken worden. De transcriptie kan worden gekoppeld aan het juiste agendapunt. AI kan helpen om spreektaal om te zetten naar duidelijke notulen, zonder beslissingen te verzinnen. Het kantoor blijft verantwoordelijk voor de finale controle.
AI call assistent op de roadmap
Een andere belangrijke uitbreiding is de AI call assistent. Wanneer niemand kan opnemen, kan de assistent het gesprek aannemen, de context begrijpen en de juiste opvolging starten. De assistent kan niet-gevoelige informatie geven, een ticket aanmaken of aanvullen, en indien nodig doorverbinden naar de juiste persoon.
Voorbeeld: een eigenaar belt over waterinsijpeling. De assistent vraagt naar gebouw, verdieping, ernst, zichtbare schade en bereikbaarheid. Op basis van de context wordt het ticket als dringend gemarkeerd en krijgt de technische verantwoordelijke meteen de juiste informatie. Een leverancier die belt over toegang tot een gebouw kan aan het juiste dossier worden gekoppeld. Een eigenaar die vraagt wanneer de volgende vergadering plaatsvindt, kan algemene, niet-gevoelige informatie krijgen.
Een platform dat meegroeit met uw kantoor
Synea is bedoeld voor kantoren die willen groeien zonder dat elke extra VME dezelfde extra administratieve druk veroorzaakt. De kracht zit niet in een lange lijst losse functies, maar in de manier waarop die functies elkaar begrijpen. Een mail kan een ticket worden. Een ticket kan een dossier worden. Een document kan een boeking voorbereiden. Een vergadering kan beslissingen terugkoppelen naar opvolging. Een workflow kan dat hele traject bewaken.
Daarom noemen we Synea een compleet softwareplatform voor syndici. Belgisch, onafhankelijk, GDPR-bewust en gebouwd met AI in de kern. Niet om mensen te vervangen, maar om het werk weg te nemen dat niemand waardevol vindt en dat toch elke dag opnieuw tijd opslorpt.